Forse avrai sentito menzionare anche tu di "cartelle locali" parlando di posta elettronica e in particolare di Microsoft Office, ma se non hai le idee chiare su cosa siano le cartelle locali e a cosa servono, allora tra poche righe avrò chiarito ogni tuo dubbio, e se così non fosse contattami e rimedieremo a questa lacuna.

Le cartelle locali in Outlook, come anche in qualsiasi altro programma di posta, sono cartelle di dati ubicate sul pc, precisamente all'interno di Outlook, e NON sul server del provider di posta.

Facciamo un piccolo riepilogo sul funzionamento della posta elettronica.

Una volta aggiunto un account su Outlook, le cartelle che troviamo al suo interno, come ad esempio quella di "Posta in arrivo", "Posta inviata", "Posta eliminata" e via discorrendo, contengono ovviamente messaggi di posta, che aumentano man mano che utilizziamo il servizio di posta.

Il contenuto di queste cartelle rispecchia l'attività di messaggistica effettuata; quando invio un'e-mail, questa comparirà nella cartella "Posta inviata", quando ricevo un messaggio questo si aggiungerà alla cartella "Posta in arrivo".

Una cartella locale invece non è in alcun modo legata allo scambio di messaggi sul provider di posta, ma è una cartella creata da noi al fine di smistare la corrispondenza.

La creazione di cartelle locali risulta molto vantaggiosa se si utilizza il protocollo di ricezione Imap.

Il server Imap a differenza del Pop3, non salva copia dei messaggi in locale in Outlook, ma vengono mantenuti sul server remoto e salvati in cache sul pc. Questo significa che anche quando leggiamo le e-mail tramite Outlook, queste risiedono in realtà sul server. Infatti qualsiasi modifica effettuiamo sul pc, viene recepita anche a livello server; se per esempio elimino un messaggio da una cartella qualsiasi, questo sparirà anche dal server, e viceversa, se elimino delle e-mail dal server online, queste scompariranno anche da Outlook, proprio perché non sono cartelle locali.

Un server Imap ha l'inconveniente che, a seconda dell'intensità della corrispondenza ed in particolare dei messaggi ricevuti, satura più o meno velocemente lo spazio a disposizione sul server.

Man mano che tale spazio si esaurisce occorre provvedere all'eliminazione dei messaggi sul server, altrimenti ci troveremmo con la casella di posta bloccata;

E qui entrano in gioco le cartelle locali. Per non perdere le preziose e-mail ricevute, è consigliabile creare delle cartelle locali, ovvero cartelle ubicate sempre in Outlook ma non agganciate al server e quindi completamente indipendenti.

Solitamente si crea una cartella locale al fine di archiviare delle e-mail e nello stesso tempo svuotare il contenuto dei messaggi dal server di posta.

Facciamo un esempio pratico.

Supponiamo che tu disponga di una casella e-mail con protocollo Imap e una corrispondenza abbastanza fitta.

Potresti creare delle cartelle locali suddividendole per mese e archiviarvi all'interno tutte le e-mail in entrata alla fine di ogni mese.

Otterresti quindi una cartella locale per ogni mese dell'anno, mantenendo libero lo spazio sul server online.

I messaggi di posta presenti all'interno di queste cartelle suddivise per mese rimarranno in Outlook anche se li eliminerai dal server.

Potrai successivamente decidere di esportarle sul pc ed eventualmente reimportarle in caso di formattazione, oppure su un altro computer.

Vediamo insieme come creare una o più cartelle locali in cui trasferire i messaggi di posta.

Innanzitutto sappi che puoi archiviare in una cartella locale sia una singola e-mail che un'intera cartella.

Creiamo ora una cartella locale.

Apriamo Outlook e clicchiamo su "File":

Successivamente clicchiamo sul riquadro "Strumenti" e selezioniamo la voce "Imposta cartella di archiviazione...":

Ora dobbiamo creare la cartella nella posizione che preferiamo, sotto "posta in arrivo" o altrove. Clicchiamo sul tasto "Nuovo" e assegniamo un nome alla cartella locale:

Una volta creata la cartella locale, possiamo tornare alla consueta interfaccia di Outlook e determinare quali messaggi spostare nella nostra cartella di archiviazione.

Come ti ho anticipato potremo archiviare singoli messaggi, come anche intere cartelle.

Se vogliamo archiviare nella cartella appena creata una singola e-mail, basterà selezionarla e cliccare sul tasto "Archivia" presente all'interno del menu "Home" di Outlook:

Premendo su "Archivia" l'e-mail o l'intero contenuto della cartella selezionata saranno automaticamente spostati nella cartella di archiviazione precedentemente creata.

Nel caso avessimo creato più cartelle locali, potremo indicare in quale di esse trasferire il messaggi di posta.

Oltre al metodo suddetto esiste anche un altro sistema per spostare l'intero contenuto di una cartella dal server e salvarla su pc, ma significa esportare la cartella in un file PST, che si dovrà successivamente reimportare in Outlook per leggerne il contenuto.

Per esportare una cartella di Outlook clicchiamo sempre su "File":

Selezioniamo ancora una volta il riquadro "Strumenti" e poi la voce "Pulisci vecchi elementi...":

Dalla finestra seguente dovremo selezionare la cartella che intendiamo esportare e indicare il percorso in cui salvarla, premendo su "Sfoglia":

Secondo tradizione di Outlook, la cartella corrisponderà a un file .PST pronto per essere importato. Spuntando la casellina nella parte superiore "Utilizza le impostazioni di archiviazione automatica delle cartelle", daremo istruzioni ad Outlook di procedere in modo automatico all'esportazione del contenuto di una determinata cartella di posta, all'interno di una cartella locale.

Una soluzione molto comoda per archiviare la posta sul pc consiste nell'impostare un trasferimento automatico, che periodicamente provvede a trasferire la cartella scelta, solitamente quella relativa alla "posta in arrivo".

Per abilitare l'archiviazione automatica della posta in una cartella locale, accediamo nuovamente al menu amministrativo di Outlook cliccando su "File" selezioniamo "Strumenti" e clicchiamo "Pulisci vecchi elementi...":

Ora abilitiamo l'opzione di archiviazione automatica:

Successivamente torniamo tramite "File" alla pagina precedente, e clicchiamo sulla voce "Opzioni":

Ora selezioniamo dall'elenco di sinistra la sezione "Avanzate" e poi premiamo su "Impostazioni archiviazione automatica...":

In questa sezione possiamo impostare dopo quanti giorni Outlook deve provvedere automaticamente ad archiviare le cartelle di posta selezionate precedentemente, se e quando eliminare le vecchie e-mail e indicare il percorso di archiviazione:

Può esserti utile leggere la guida su Come importare un file PST in Outlook.

Spero che ti sia più chiaro il concetto di "Cartella locale" e sulla procedura per crearla.