Come gestire la posta elettronica aziendale

E-MAIL

Vediamo in questo articolo come gestire uno o più account di posta elettronica aziendali, in completa sicurezza senza rischiare di perdere alcun dato e soprattutto impariamo come gestire le cartelle dei messaggi salvandole in locale per non intasare il server di posta.

Inoltre ti mostrerò le migliori soluzioni per salvare un intero account di posta e ripristinarlo in caso di necessità.

Come gestire le e-mail aziendali

La gestione della posta aziendale non prevede procedure particolarmente differenti da un comune account e-mail, salvo considerare l'importanza che può rivestire una corrispondenza di tipo professionale, il cui contenuto è spesso determinante a fini fiscali, giuridici o finanziari.

Qualunque sia il programma di posta utilizzato, è sempre consigliabile tutelare la corrispondenza elettronica mantenendone copia archiviata su memorie locali come hard disk o nas di rete, oppure presso un servizio di cloud.

Come gestire la posta aziendale con tutte le caselle e-mail

Solitamente le aziende o i professionisti in generale, dispongono di un account di posta registrato presso un servizio di hosting web, con relativo dominio e sito internet.

Solitamente su tali servizi registrano indirizzi e-mail del tipo: info@nomeazienda.it o con altra estensione.

Ma esiste ancora qualche impresa che affida la propria posta ai più conosciuti provider, quali Yahoo, Libero, Hotmail e altri.

Indipendentemente da quale sia il provider utilizzato, vediamo come fare a leggere e inviare i messaggi di posta, come eseguire backup e come risolvere eventuali problemi relativi a questo servizio.

In primis creiamo un account aziendale

Ovviamente la primissima operazione per creare un account di posta, se già non se ne possiede uno, sarà di recarsi sul sito di un servizio di hosting web e registrare un dominio. I pacchetti proposti includono un dominio (nome del sito web), un certo numero di caselle di posta, un database, un servizio di backup e tutta una serie di altre utili applicazioni.

Non mi soffermerò su come registrare un dominio poiché ho scritto una guida specifica:

Come registrare un dominio presso un hosting web

La maggior parte degli utenti utilizza programmi di posta specifici per gestire la propria casella e-mail, primo fra tutti Microsoft Outlook, che prenderò come esempio per questo tutorial.

Una volta installato Outlook, che ricordo è incluso nella suite di Office, sarà necessario aggiungere e configurare l'account di posta relativo al proprio dominio.

Per dominio intendo la parte dell'indirizzo e-mail posto dopo la @: ......@nomeazienda.it

Per configurare un account su Outlook ti invito a consultare questa breve guida:

Come configurare un account su Outlook

Come leggere e inviare i messaggi di posta

Ora che abbiamo provveduto a registrare una casella di posta aziendale e configurato Microsoft Outlook attivando tale account, vediamo come possiamo gestire la lettura e l'invio dei messaggi di posta.

Outlook offre un ottimo servizio professionale in ambito di messaggistica, consentendo di gestire uno o più account di posta contemporaneamente:

Fino a che Outlook funziona senza problemi, disponiamo di una rete internet attiva e il pc su cui abbiamo installato Outlook con la nostra casella di posta è perfettamente operativo, non abbiamo problemi; possiamo verificare la nostra corrispondenza dal pc.

Ma se dovessero verificarsi problemi e Outlook smettesse di funzionare a causa dei più svariati inconvenienti? Non potremmo più servircene per leggere o inviare messaggi.

È scontato ma molti utenti non lo sanno o semplicemente si scordano che qualsiasi provider di posta (presso qualsiasi servizio di hosting, come anche Yahoo, Libero, Hotmail, ecc.) offre la possibilità di gestire il proprio account di posta direttamente online.

Tale servizio, chiamato in gergo webmail, consente di recarsi ad un determinato indirizzo internet del tipo nomesito/webmail per accedere tramite le credenziali personali, al servizio di posta. Non si è obbligati a installare un programma di posta come Outlook sul computer:

Anche Yahoo dispone della propria area dedicata alla posta elettronica:

Una volta effettuato l'accesso saremo dentro la nostra casella di posta.

Stesso discorso vale per Libero:

Basta accedere tramite le proprie credenziali per riuscire a gestire la propria corrispondenza.

Difficilmente questi servizi risultano inaccessibili, per cui l'accesso alle proprie e-mail è praticamente sempre garantito.

Come effettuare un backup della posta elettronica

Eseguire periodicamente un backup (esportazione) del proprio account di posta è sempre consigliabile, affinché sia possibile ripristinarlo in caso di necessità.

Sappi che in genere diversi servizi di hosting web (ma non tutti) prevedono un backup delle caselle registrate, fino a 30 giorni indietro.

Come esportare la posta con Outlook

Argomento già affrontato, ripropongo la procedura corretta per esportare la posta e salvarla in locale sul pc.

Apriamo Outlook (vale per tutte le versioni) e clicchiamo su "File":

Nella schermata successiva selezioniamo "Apri ed esporta" e successivamente spostiamoci su "Importa/esporta":

Continuiamo selezionando "Esporta in un file":

Selezioniamo adesso la voce "File di dati di Outlook (pst)" e clicchiamo su "Avanti":

Selezioniamo l'account di posta da esportare, avendo cura di abilitare la casellina "Includi sottocartelle" in modo tale da esportare tutte le cartelle incluse nell'account, i contatti e il calendario:

Ora non resta che indicare il percorso in cui salvare il file esportato e premere il tasto "Fine":

Outlook convergerà tutta la posta in un unico file in formato PST.

Come importare la posta con Outlook

Tale file deve essere utilizzato per ripristinare l'account in caso di necessità.

Faccio presente che Outlook non è in grado di esportare i gruppi di contatti eventualmente creati in rubrica.

Esporterà i contatti ma non prenderà in considerazione i gruppi. (più sotto la soluzione per ovviare a questo problema).

Come funziona il ripristino dell'account di posta

Per ripristinare un account su Outlook eseguiremo la procedura inversa.

Selezioniamo sempre il menu "File":

Clicchiamo su "Apri ed esporta" e successivamente su "Importa/esporta":

Ora scegliamo la voce "Importa dati da altri programmi o file":

Selezioniamo "File di dati di Outlook (pst)":

Ora selezioniamo il file .pst precedentemente esportato e premiamo sul tasto "Avanti":

Cliccando sul tasto "Fine" termineremo la procedura:

A questo punto Outlook "dovrebbe" ripristinare l'account di posta salvato in precedenza sostituendo di fatto quello eventualmente esistente. Questo significa che probabilmente i messaggi di posta inviati successivamente alla data del backup, eventuali contatti aggiunti dopo tale data e ogni altra modifica effettuata, non verranno presi in considerazione.

Soltanto la cartella relativa alla posta in entrata risulterà aggiornata, in quanto verrà scaricata direttamente dal server.

Ho scritto "probabilmente" perché molto dipende se l'account è configurato presso un server Pop3 oppure Imap.

Come funziona un server Pop3

Tale servizio consente di gestire le cartelle di posta in locale sul pc, in modo completamente isolato dal server online. Ciò significa che se anche eliminiamo tutti messaggi dal server di posta, questi rimarranno comunque memorizzati all'interno di Outlook installato sul pc.

Come funziona un server Imap

Viceversa un server Imap non distingue il remoto dal locale.

Se elimino un messaggio di posta dal server, questo sparirà automaticamente anche dal computer.

Un backup di posta (esportazione) fatta eccezione per la posta in arrivo che verrà nuovamente scaricata se presente sul server, tutela i messaggi fino alla data del backup, come è logico supporre.

Come salvare i singoli messaggi di posta

Un messaggio in arrivo particolarmente importante può essere salvato sul pc manualmente, semplicemente selezionandolo e cliccando sul tasto "File":

Premiamo su "Salva con nome" per salvare il messaggio di posta sul computer:

Come esportare un account di posta tramite un software esterno

In alternativa alla procedura di Outlook possiamo servirci di un apposito programma esterno per il backup della posta.

Dopo aver testato molti software te ne propongo uno solo: Safe PST Backup

Safe PST Backup è un'applicazione completamente gratuita che oltre agli account di posta è in grado di esportare anche la rubrica con i gruppi di contatti.

Svolge la medesima operazione effettuata tramite Outlook, ovvero effettua un backup completo dell'account, includendo la posta inviata e ricevuta, quella eliminata e ogni altra cartella, oltre al calendario e alla rubrica dei contatti, inclusi i gruppi, generando un unico file in formato PST, compatibile per essere successivamente ripristinato su Outlook.

Come eseguire il backup delle e-mail tramite cPanel dell'hosting di appoggio

Per salvare ed esportare l'intera casella postale sul pc, magari in previsione di una migrazione del servizio hosting è possibile esportare l'intera cartella Email presente all'interno del File Manager.

Naturalmente questa operazione la può eseguire il responsabile che gestisce il dominio aziendale.

Accedendo all'area riservata dell'hosting a cui si ha affidato la gestione del dominio, incluso lo spazio E-mail, e scorrendo i file presenti in File Manager (Gestione file), scorgeremo una cartella denominata Mail:

Esportando questa cartella sul pc eseguiremo sostanzialmente un backup poiché tale cartella contiene tutta l'attività della posta elettronica, mail inviate, ricevute, eliminate...

E sarà possibile caricarla all'interno dello stesso percorso (in File Manager, quindi) del nuovo servizio hosting.

Per esportare la cartella Mail sarà sufficiente selezionarla e premere il tasto "Comprimi":

Puoi anche selezionare la cartella con il tasto destro del mouse e selezionare sempre "Comprimi".

Una volta compressa, potremo scaricarla sul pc o su un supporto di nostra preferenza, pronta per essere ripristinata in sostituzione di quella "omonima" vuota presente sempre all'interno di Gestione file del nuovo hosting web.

Come creare e salvare le cartelle di posta in locale

Molto spesso, soprattutto in ambito aziendale, la cartella della posta in arrivo può raggiungere la sua massima capienza piuttosto rapidamente, andando a saturare lo spazio dedicato sul server di posta.

Per ovviare a questo problema è consuetudine creare delle cartelle "locali" in cui trasferire i messaggi di posta.

Cosa significa? Le cartelle che compongono Outlook, come anche qualsiasi altro programma di posta, fanno riferimento al server di posta online presso l'hosting web.

Lo spazio a disposizione si esaurisce man mano che ci si avvicina al limite riservato dal servizio di hosting.

Una cartella locale invece risiede sul pc, non sul server online.

Riversando la posta in arrivo all'interno di una cartella locale, denominandola in base al periodo (mese/anno) o secondo qualsiasi altra logica, si mantiene vuota la cartella sul server. Questa soluzione è praticamente una "scelta obbligata" nel caso si utilizzi il protocollo Imap, il quale visualizza su Outlook le cartelle di posta del server.

Come creare e salvare sul pc una cartella di posta locale (archiviazione)

Cosa significa archiviare le e-mail?

Outlook offre la possibilità di archiviare dei singoli messaggi oppure intere cartelle di posta.

Archiviare una cartella di posta significa sostanzialmente salvare tale cartella in locale su Outlook ed eventualmente esportarla su pc.

Facciamo l'esempio più banale, lo scenario che immancabilmente si presenta negli account più utilizzati; la cartella della posta in arrivo per esempio, è rappresenta solitamente quella maggiormente interessata dai messaggi di posta, infatti è quella che si satura prima.

Lo spazio sull'hosting web a cui ci appoggiamo non è infinito, e prima o poi si esaurisce.

Una volta esaurito lo spazio hai due scelte: eliminare manualmente un discreto quantitativo di e-mail, oppure archiviarle in locale, ovvero "spostare" i messaggi di posta in arrivo in un'altra cartella, liberando così spazio sul server.

Come archiviare una cartella di posta

Creare una cartella locale su Outlook è molto semplice.

Come prima operazione suggerisco di stabilire se impostare un'archiviazione automatica oppure manuale.

Apriamo Outlook, clicchiamo "File" e rechiamoci sotto la voce "Opzioni":

Nella schermata successiva rechiamoci in "Avanzate", individuiamo il menu "Archiviazione automatica" e clicchiamo il tasto delle impostazioni a fianco:

Nel successivo pannello possiamo impostare i giorni per eseguire l'archiviazione automatica e una serie di altre opzioni come se inserire la cartella di archiviazione all'interno di Outlook o se applicare la procedura a una o a tutte le cartelle:

A questo punto chiudiamo la finestra e torniamo a Outlook. Sempre cliccando su "File" selezioniamo adesso il riquadro "Strumenti" e portiamoci su "Imposta la cartella di archiviazione":

In questa fase dovremo creare la cartella di archiviazione, ovvero la cartella in cui verranno salvate le e-mail o l'intera cartella della Posta in arrivo (o inviata, eliminata, ecc.).

Clicchiamo sul tasto "Nuova..." e assegniamo un nome alla cartella (io ho lasciato "nuova"):

Una volta creata la cartella in locale in cui salvare i messaggi, facciamo un passo indietro e rimaniamo nella schermata "File"; voglio mostrarti anche l'opzione di pulizia preimpostato da Outlook, che archivia il contenuto di una cartella salvandola sul pc o in qualsiasi altra destinazione. Clicchiamo nuovamente il riquadro "Strumenti" e selezioniamo "Pulisci vecchi elementi...":

Poi non ci resta che indicare quale cartella vogliamo "svuotare", ma sarebbe meglio dire "esportare", indicando il percorso in cui salvare il contenuto:

Outlook esporterà il contenuto della cartella, in questo caso "Posta inviata", in un file archivio sul nostro pc, dove gli indicheremo noi.

Tale archivio potrà successivamente essere ripristinato.

Come creare una cartella locale su Outlook

Una volta aperto Outlook, selezioniamo l'account desiderato con il tasto destro del mouse e clicchiamo su "Nuova cartella":

Dovremo solo attribuire un nome alla cartella:

Una cartella locale non dipenderà più dal server web e potremo eliminare i messaggi online mantenendone copia sul pc.

Per esportare una cartella di posta locale sul pc si esegue la stessa procedura di esportazione prevista da Outlook, per esportare un account.

Clicchiamo su "File", spostiamoci su "Apri ed esporta" e successivamente su "Importa/esporta", selezioniamo "Esporta in un file", selezioniamo la voce "File di dati di Outlook (pst)" e clicchiamo sul tasto "Avanti". Ecco fatto.

Come archiviare le e-mail su un server online (cloud)

Per server locale intendo un computer collegato in rete, dedicato al salvataggio della posta elettronica, in cui ospitare la corrispondenza aziendale.

Seguendo una procedura di esportazione, spesso eseguita in modo automatico, è possibile salvare le cartelle di posta in uno spazio online anziché su un disco locale.

Esistono molti servizi di cloud, professionali e non, che consentono di salvare i nostri dati presso server remoti.

Questi servizi si distinguono per la quantità di spazio messa a disposizione dell'utente in base al piano prescelto, e alla velocità di sincronizzazione e spostamento dei dati.

Naturalmente dò per scontato il fattore più importante, ovvero la sicurezza.

Eseguire un backup automatico della posta e del computer

Easeus Todo Backup è, a mio modesto avviso, uno dei rarissimi software che funzionano veramente bene e che svolgono ottimamente fino in fondo il lavoro per cui sono stati creati.

Dopo infiniti test su programmi adibiti all'esecuzione di backup e relativo ripristino, sono giunto alla conclusione che Easeus Todo Backup, dell'azienda americana Easeus, è quello con la percentuale di successo maggiore.

Non dico che sia perfetto, ma nove volte su dieci svolge il suo lavoro in maniera impeccabile, ovvero eseguire un backup di sistema per poi ripristinarlo tramite l'immagine salvata, email incluse.

Infatti più che di backup vero e proprio, Easeus Todo Backup crea e salva un'immagine del disco, completa o parziale a seconda delle nostre preferenze. In pratica esegue una fotocopia del sistema (Disco C) e la salva presso una destinazione a nostra scelta, rendendola disponibile per un eventuale ripristino.

La funzione più utile di Easeus Todo Backup, che lo contraddistingue dall'esportare semplicemente file e cartelle come avviene durante un normale backup, consiste nel "backup sistema" il quale crea un'immagine dell'unità C, dove risiede il sistema operativo, in modo che in caso di necessità, sia possibile ripristinare l'ultimo backup eseguito per trovarsi esattamente nelle stesse identiche condizioni di quando è stato eseguito. Non dovremo reinstallare di nuovo il sistema operativo, i driver, i programmi o la posta elettronica. Ripristineremo il computer esattamente allo stato in cui si trovava al momento dell'esecuzione del Backup di sistema.

Questa opzione rappresenta una grandissima comodità, che fa risparmiare tempo e risorse.

Possiamo decidere di eseguire il backup di un intero disco, di una partizione, o anche di singoli file. Un altro punto a favore di Easeus è che esiste anche una versione gratuita del software, che pur non essendo esteso nelle funzionalità come le sue versioni a pagamento, consente di eseguire le operazioni più importanti atte a salvaguardare il tuo pc.

Come scaricare Easeus Todo Backup

La prima operazione da svolgere per provare le funzionalità di Easeus Todo Backup è scaricare la versione FREE del programma dal suo sito ufficiale:

L'interfaccia grafica del sito potrebbe subire variazioni nel tempo. Comunque l'importante è scaricare la versione del software che ci interessa dal suo sito ufficiale.

Una volta terminato il download del programma, procediamo con l'installazione, procedura che durerà meno di un paio di minuti.

L'utilizzo di Easeus Todo Backup risulta abbastanza semplice e intuitivo; occorrono solo poche mosse per eseguire e ripristinare un backup, ma occorre prestare la massima attenzione alle conferme durante i vari passaggi, perché quando si tratta di backup e ripristino di sistema è un attimo perdere tutti i dati a causa di un piccolo errore di salvataggio, di distrazione, di sovrascrittura di altri file o a causa di altri fattori.

Una volta terminata la procedura di installazione possiamo aprire il programma.

La sua interfaccia grafica risulta chiara ed essenziale; per esempio per effettuare il backup del sistema, quindi del disco C per capirci,

basterà selezionare dal menu in alto, l'opzione "Backup sistema" per avviare la procedura di salvataggio:

Potremo indicare una destinazione a nostra scelta per il salvataggio della copia di backup, cliccando successivamente sul tasto "Procedi" per avviare il backup della partizione C:

Easeus Todo Backup presenta un pannello operativo piuttosto semplice, ma consente di eseguire tutte le più importanti operazioni relative alla sicurezza.

Oltre al backup del sistema potrai eseguire la copia di qualsiasi altra partizione o di un disco intero, come anche selezionare file e cartelle per esportarle su un supporto esterno. Puoi anche clonare un'intera unità selezionando l'opzione "Clona":

Una volta che avrai preso dimestichezza con il software risulterà un insostituibile amico, a cui potrai far ricorso in caso di problemi irreversibili al computer.

Chiaramente ti sto proponendo la versione FREE, ma non perché ritengo sia inutile acquistare la versione a pagamento (home), anzi per la moderata spesa che comporta, io consiglio di acquistare almeno la versione home; infatti io ho acquistato diversi software della casa, ritenendo che se lo meritano, se non altro per l'assistenza offerta al cliente in caso di bisogno.

Easeus Todo Backup è scaricabile dal suo sito ufficiale: www.easeus.com

Nella home page del sito troveremo una varietà di software adibiti alla sicurezza e alla manutenzione del computer, come la sezione "Backup&Restore" dove troveremo il nostro software "Todo Backup" in tre differenti versioni: FREE, HOME e Workstation.

Ti propongo sempre come prima soluzione la versione FREE di un programma, perchè non avrebbe molto senso divulgare soluzioni a pagamento per risolvere situazioni problematiche; pagando tutto è possibile. Esiste sempre una soluzione a tutto, o quasi.

Io antepongo sempre, ove possibile, soluzioni gratuite, consigliando una spesa se ritengo consista in una scelta vantaggiosa.

Per cui selezionando la versione FREE, probabilmente ti apparirà una finestrella come quella riportata sotto, ma non preoccuparti, non si tratta di spam e non ti arriverà alcuna e-mail indesiderata; tant'è che potrai anche inserire un indirizzo e-mail inesistente per aderire al download del file di installazione:

Le versioni a pagamento, per la cronaca, offrono anche la possibilità di eseguire il backup della posta elettronica, oltre ad altre funzioni aggiuntive. Mentre la versione Home è destinata ad un utenza privata, la Workstation è concessa in ambito professionale.

Ora sei pronto a testare il prodotto: ti consiglio di eseguire un backup di sistema periodicamente, in modo da non essere troppo scoperto nel caso si verifichi un grave problema al sistema operativo o al disco stesso, rendendolo inutilizzabile.

Un'ottima funzionalità inclusa in questo fantastico software, riguarda la possibilità di impostare l'avvio di backup programmati, in giorni e fasce orarie definite dall'utente.