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Come migrare il dominio e mantenere gli indirizzi di posta

E-MAIL
Una delle domande più comuni, legate prevalentemente ad un dominio aziendale, è come poter migrare una o più caselle di posta elettronica, presso un altro hosting web.

Ovvero migrare un dominio mantenendo le caselle di posta.

Tale quesito trasmette solitamente un velo di preoccupazione, perchè chi pone la domanda è seriamente spaventato di fronte alla prospettiva di perdere gli attuali indirizzi e-mail e dover ricreare da zero l'intera corrispondenza aziendale, magari con indirizzi di posta nuovi.
A tal proposito voglio subito tranquillizzare i diretti interessati, che non c'è motivo di preoccuparsi, se la migrazione del dominio è gestita nel modo corretto.

 

Come spostare gli account di posta da un hosting all'altro

Capita spesso di dover fronteggiare l'esigenza di migrare l'attuale dominio aziendale presso un altro servizio di hosting web.
Tale operazione, oltre che fattibile, di per sé non presenta alcun rischio per l'azienda, a patto di valutare e gestire il passaggio verso il nuovo hosting, con il giusto criterio. Infatti se da una parte la migrazione non comporta complicazioni, dall'altra parte si rischia di perdere l'intera corrispondenza postale avvenuta fino a quel momento.



 

Il rischio di migrare verso un hosting alternativo

Senza addentrarci in particolari tecnici, la migrazione della posta elettronica da un hosting all'altro è un'operazione piuttosto comune, che non genera allarmismi di sorta, a patto odi essersi preventivamente tutelati.

Grazie all'authcode (codice di migrazione) è possibile spostare l'attuale dominio e le caselle di posta registrate, presso un altro gestore. Quindi il dominio aziendale e gli indirizzi di posta rimarranno invariati.
 
Ma il nuovo servizio di hosting web che prenderà in carico la gestione subentrando a quello precedente, partirà da zero, ovvero il server remoto su cui si appoggiano le caselle e-mail non conterrà la corrispondenza intercorsa fino a quel momento; di fatto l'azienda in questione non potrà più disporre dei messaggi presenti sul server, che risulteranno completamente vuoti.
Ma ciò non significa perdere tutta la posta di anni e anni di lavoro, SE preventivamente il responsabile IT aziendale ha provveduto all'esportazione delle cartelle di posta.


Giunti a questo punto abbiamo appurato che la migrazione del servizio di hosting, ovvero il passaggio di gestione del dominio aziendale, include anche tutte le caselle e-mail appartenenti al dominio. Per cui abbiamo risposto alla domanda di riferimento di questa pagina su come migrare gli indirizzi di posta.
Ma ora è necessario approfondire l'argomento e chiarire come salvare anche tutta la corrispondenza di messaggi intercorsi fino a quel momento, trasferendoli sul nuovo server di posta.

 
Trasferire la posta elettronica su un altro server
La posta elettronica si appoggia solitamente su due tipologie di protocollo di trasmissione: Pop3 e Imap.

Protocollo Pop3
Se i singoli computer aziendali sono configurati per utilizzare il protocollo Pop3, allora tutta la messaggistica rimane salvata sul pc.
Quindi a migrazione avvenuta, sarà sufficiente modificare i parametri del server di invio e ricezione adeguandoli al nuovo servizio di hosting, per ripristinare il funzionamento della posta elettronica.
Tali parametri vanno modificati sul programma di posta utilizzato, come può essere Microsoft Outlook.
 
Se invece l'utente ha l'abitudine di affidarsi al servizio di webmail online, allora è un problema perché le cartelle di posta non saranno salvate all'interno di Outlook o chi per esso.
PRIMA della migrazione del dominio si dovrà eseguire un backup dell'intera casella di posta tramite il pannello di controllo dell'hosting.

 
Protocollo Imap
Se viceversa i singoli computer aziendali sono impostati sul protocollo di trasmissione Imap, vale lo stesso discorso appena descritto.
Il protocollo Imap ha la particolarità di mantenere le cartelle di posta, soprattutto quella relativa ai messaggi inviati, sul server online.
Di conseguenza con l'abbandono dell'attuale gestore (hosting) si perderanno anche tutti i messaggi di posta.
È necessario quindi, anche in questo caso PRIMA di migrare il dominio, provvedere a esportare l'intera casella di posta su una memoria locale, per poi ripristinarla a migrazione avvenuta.

Capisco che per chi è poco avvezzo con questo tipo di procedure, può apparire difficoltoso comprendere e soprattutto attuare le operazioni descritte, ma se ti occorre un chiarimento puoi scrivermi e cercherò di chiarirti i dubbi.
L'importante è mantenere le cartelle di posta elettronica salvate sul computer, tramite l'esecuzione di backup preventivi, oppure archiviare tutte le e-mail in cartelle locali su Outlook.

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