Come sostituire un recapito e-mail aziendale
E-MAIL
Non è raro il caso in cui si debba provvedere alla sostituzione di un recapito e-mail in ambito aziendale, ma come comportarsi per non rischiare di perdere messaggi inviati all'indirizzo abituale? E soprattutto come informare tutta la clientela, magari composta da centinaia di contatti, della nuova ristrutturazione aziendale in ambito di posta elettronica?
La soluzione più diffusa e sicura è implementare un server di inoltro delle e-mail, mantenendo entrambe le caselle di posta (indirizzo da sostituire e quello nuovo) attive per un certo periodo di tempo.
Se hai registrato degli indirizzi e-mail presso un servizio di hosting, magari perché sei titolare di un'azienda o comunque di un'attività professionale, sicuramente ti preoccupa l'idea di dover modificare o sostituire un account di posta ormai consolidato che utilizzi da anni. Ma ricorda che esiste una soluzione per tutto.
Se disponi di indirizzi professionali legati alla tua attività, quindi con diversi contatti e-mail, del tipo amministrazione@___.it, vendite@___.it e così via, sappi che hai la possibilità di effettuare un redirect delle e-mail, ovvero decidere di dirottare le e-mail indirizzate ad uno dei tuoi indirizzi, presso un altro sempre gestito da te, a patto che siano entrambi attivi.
Come sostituire uno o più indirizzo di e-mail aziendale senza subire ripercussioni
La soluzione di attuare un redirect di posta (reindirizzamento) risulta molto comoda e sicura nel momento in cui un indirizzo e-mail precedente registrato, deve cessare di esistere, magari sostituito da un nuovo indirizzo (capita spessa quando le e-mail si associano al nome dell'impiegato competente, che quando quest'ultimo cessa il rapporto lavorativo, viene sostituito da un nuovo assunto).
Ecco che onde evitare la perdita di tutte le e-mail che verranno inviate ancora al precedente indirizzo, nella fase di avvicendamento delle caselle di posta, si ricorre al redirect, (o server di inoltro) in modo tale che, anche se la clientela non ancora informata del nuovo indirizzo commerciale, invia i messaggi al vecchio indirizzo, grazie al server di inoltro, i messaggi di posta verranno correttamente deviati al nuovo indirizzo.
In altre parole, se decidi di sostituire il tuo contatto vendite@___.it con commerciale@___.it, puoi fare in modo che tutte le e-mail indirizzate a vendite@___.it vengano dirotatte all'indirizzo commerciale@___.it.
Come abilitare un reindirizzamento delle e-mail
Per eseguire questa operazione di redirect (reindirizzamento) occorre rivolgersi all'amministratore del tuo dominio web, il quale, tramite i servizi dell'hosting provvederà a dare istruzioni al server affinché predisponga la modifica d'inoltro.
In alternativa, se hai diretto accesso al cPanel del tuo dominio, puoi recarti alla sezione "Account e-mail" e aggiungere un inoltro di posta elettronica.
Ormai tutti i principali web hosting hanno implementato tale opzione.
Una volta entrati nell'area di competenza della posta elettronica del tuo hosting web occorre aggiungere un server di inoltro cliccando sull'apposito tasto:
Nella finestra successiva troveremo due campi: il primo, denominato "Indirizzo di inoltro" va compilato inserendo il vecchio indirizzo di posta (quello non più attivo).
Nella seconda casella, sotto la voce "Destinazione" spuntiamo la casella corrispondente a "Indirizzo e-mail di inoltro", e nel relativo campo inseriamo il nuovo indirizzo di posta (quello che sostituirà quello vecchio ormai in disuso):
Questa semplice operazione è stata conclusa, ed ora tutte le e-mail indirizzate al precedente indirizzo di posta verranno dirottate "redirect" presso quello nuovo, senza che il mittente si accorga di alcuna modifica.
Rispondendogli, egli prenderà atto del nuovo recapito, ed in un breve lasso di tempo tutta la clientela considererà il nuovo recapito, e non più quello precedente.
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